Gérer votre compte

Étape 1

Trouver vos paramètres

Tout ce qui concerne votre compte se trouve dans « Paramètres », réparti en huit onglets.

1. 1Sélectionnez « Paramètres » dans la barre latérale.
2. 2Choisissez un onglet : « Entreprise », « Factures », « Modèles », « Taxes », « Relances », « Notifications », « Facturation et abonnement » ou « Profil ».
3. 3Effectuez vos modifications, puis sélectionnez « Enregistrer » en bas de l’onglet.

La barre du bas affiche « Modifications non enregistrées » tant que vous n’avez pas enregistré. « Annuler » efface tout ce qui a changé depuis votre dernier enregistrement.

Étape 2

Ajouter l’identité de votre entreprise

Votre nom, votre logo et votre e-mail de contact apparaissent sur chaque facture, devis, proposition et contrat.

1. 1Ouvrez l’onglet « Entreprise ».
2. 2Sous « Logo de l’entreprise », déposez ou sélectionnez un fichier PNG, JPG ou WebP de 5 Mo maximum.
3. 3Saisissez le nom de votre entreprise, votre site web et votre e-mail professionnel, choisissez votre secteur d’activité, puis sélectionnez « Enregistrer les paramètres de l’entreprise ».

Laissez « E-mail professionnel » vide pour utiliser votre e-mail de connexion sur les documents.

Étape 3

Ajouter vos coordonnées et mentions légales

Votre adresse, votre téléphone et votre numéro de TVA remplissent le bloc émetteur de vos documents et servent aux factures électroniques conformes.

1. 1Dans l’onglet « Entreprise », faites défiler jusqu’à « Coordonnées et mentions légales ».
2. 2Saisissez l’adresse de votre entreprise, son code postal et son pays.
3. 3Ajoutez vos numéros de téléphone et de fax ainsi que votre numéro de TVA, puis enregistrez.

Pour les pays de l’UE, une note sous le numéro de TVA indique les formats de facture électronique applicables, par exemple Factur-X ou XRechnung pour l’Allemagne.

Étape 4

Définir les valeurs par défaut des documents

Choisissez la devise, les notes et les conditions de départ de chaque nouvelle facture et de chaque nouveau devis. Chaque brouillon reste modifiable.

1. 1Dans l’onglet « Entreprise », faites défiler jusqu’à « Valeurs par défaut des documents ».
2. 2Choisissez votre devise principale.
3. 3Rédigez vos notes et vos conditions générales par défaut, puis enregistrez.

Les modifications ne s’appliquent qu’aux nouveaux documents. Ceux que vous avez déjà créés restent inchangés.

Étape 5

Enregistrer votre signature

Enregistrez une signature autorisée et utilisez-la sur vos factures, devis et contrats.

1. 1Dans l’onglet « Entreprise », faites défiler jusqu’à « Signature autorisée ».
2. 2Signez dans le cadre, ou sélectionnez le bouton image pour importer un PNG.
3. 3Sélectionnez « Enregistrer les paramètres de l’entreprise ».

Utilisez les boutons d’annulation et de suppression sous le cadre pour corriger une signature avant de l’enregistrer.

Étape 6

Définir les taxes, la numérotation et les échéances

L’onglet « Factures » définit les taxes disponibles dans l’éditeur, la numérotation des factures et leur échéance.

1. 1Ouvrez l’onglet « Factures » et sélectionnez « Ajouter une taxe ». Saisissez un nom et un taux, puis choisissez « Ajoutée au prix » ou « Incluse ».
2. 2Choisissez une échéance par défaut et un préfixe de numéro de facture.
3. 3Dans « E-mails par défaut », définissez l’objet et le message utilisés à l’envoi d’une facture, puis enregistrez.

Utilisez « Charger un préréglage » pour renseigner les taux de taxe courants de votre pays.

Étape 7

Choisir votre modèle, vos couleurs et votre police

Choisissez la mise en page, les couleurs de marque et la typographie de chaque nouvelle facture.

1. 1Ouvrez l’onglet « Modèles » et choisissez « Moderne », « Classique » ou « Minimal ».
2. 2Sélectionnez un préréglage rapide ou saisissez vos propres couleurs « Principale », « Secondaire », « Accent », « Texte » et « Arrière-plan ».
3. 3Choisissez une police (Helvetica, Inter, Lora ou Times), puis enregistrez.

Étape 8

Suivre vos taxes

Activez le suivi fiscal pour recevoir des rapports et des rappels avant vos dates limites de déclaration.

1. 1Ouvrez l’onglet « Taxes » et activez l’option « Activer le suivi fiscal ».
2. 2Sous « Juridiction fiscale », indiquez votre pays, votre État ou province, et votre ville.
3. 3Choisissez une fréquence de déclaration, puis configurez les rapports automatiques et les rappels d’échéance.

Les taux de taxe des factures se définissent dans l’onglet « Factures ». L’onglet « Taxes » sert aux rapports et aux échéances.

Étape 9

Envoyer des relances de paiement automatiques

Laissez InvoiceBirds relancer vos factures impayées à votre place, avec tact et au bon moment.

1. 1Ouvrez l’onglet « Relances » et activez « Relances de paiement automatiques ».
2. 2Dans « Calendrier des relances », activez ou désactivez chaque message et indiquez combien de jours avant ou après la date d’échéance il est envoyé.
3. 3Choisissez d’inclure ou non un lien de paiement et de recevoir une copie, puis enregistrez.

Les relances s’arrêtent dès qu’une facture est payée, et vous pouvez les suspendre pour une facture en particulier. La file d’attente est vérifiée une fois par jour à 8 h 00 UTC.

Étape 10

Choisir vos notifications

Décidez quels événements méritent votre attention : paiements, réponses des clients, alertes du compte, etc.

1. 1Ouvrez l’onglet « Notifications ».
2. 2Activez ou désactivez chaque notification, par exemple « Facture payée » ou « Contrat signé ».
3. 3Utilisez « Tout activer » ou « Tout suspendre » pour tout modifier d’un coup, puis enregistrez.

Étape 11

Changer de formule ou de moyen de paiement

Consultez votre formule actuelle, modifiez votre moyen de paiement et passez d’une formule à l’autre.

1. 1Ouvrez l’onglet « Facturation et abonnement ».
2. 2Sous « Moyen de paiement », ajoutez ou mettez à jour votre carte via Stripe.
3. 3Sous « Formules disponibles », choisissez « Mensuel » ou « Annuel », puis sélectionnez la formule souhaitée.

La facturation annuelle revient moins cher. Les reçus et factures de votre abonnement figurent dans « Historique de facturation ».

Étape 12

Mettre à jour votre profil et votre mot de passe

Protégez vos informations personnelles et votre connexion.

1. 1Ouvrez l’onglet « Profil » et mettez à jour votre nom complet et votre numéro de téléphone.
2. 2Sous « Modifier le mot de passe », saisissez votre mot de passe actuel et un nouveau mot de passe d’au moins 8 caractères, puis sélectionnez « Mettre à jour le mot de passe ».
3. 3Activez « Authentification à deux facteurs » pour ajouter une étape de vérification à la connexion.

Pour fermer votre compte, utilisez « Supprimer le compte » dans la « Zone de danger ». Votre compte et ses données sont alors définitivement supprimés : téléchargez d’abord tout ce dont vous avez besoin.

Étape 13

Choisir entre le français et l’anglais

Utilisez InvoiceBirds en français ou en anglais. Toute l’application change de langue, du menu à chaque écran.

1. 1Ouvrez le menu du compte, qui porte le nom de votre entreprise, en bas de la barre latérale.
2. 2Sélectionnez « Langue » (« Language » si l’application est en anglais).
3. 3Choisissez « Français » ou « English ». L’application se met à jour immédiatement.