Créer une facture

Étape 1

Découvrir l’éditeur de facture

Chaque facture se crée sur un seul écran. La liste de gauche vous guide d’une partie à l’autre, la facture au centre se met à jour au fil de votre saisie, et la barre d’actions vous permet de prévisualiser, télécharger et envoyer.

1. 1Ouvrez « Factures », sélectionnez « Créer », puis « Facture ».
2. 2Suivez la liste « Créez votre facture » de haut en bas. Chaque section remplit une partie de la facture.
3. 3La jauge « Prêt à l’envoi » se remplit à mesure que vous complétez l’essentiel.

Vous pouvez remplir les sections dans l’ordre de votre choix. La facture est enregistrée au fur et à mesure.

Étape 2

Ajouter les informations de l’entreprise et le logo

Le nom, le téléphone et l’adresse de votre entreprise proviennent des paramètres : vous ne les saisissez qu’une fois. Ajoutez un logo pour une facture à votre image.

1. 1Ouvrez « Identité de l’entreprise ».
2. 2Sélectionnez « Importer un logo » et choisissez un fichier PNG, JPG ou WebP, idéalement de 512 × 512 pixels ou plus.
3. 3Vérifiez les informations de votre entreprise. Pour les modifier partout, changez-les dans les paramètres.

Un logo modifié ici ne s’applique qu’à cette facture. « Par défaut » rétablit le logo de votre entreprise.

Étape 3

Choisir votre client

Sélectionnez un client enregistré pour tout remplir en un clic, ou saisissez un nouveau client à la main et enregistrez-le pour la prochaine fois.

1. 1Ouvrez « Coordonnées du client ».
2. 2Appuyez sur « Sélectionner un client enregistré », recherchez-le par son nom et choisissez-le.
3. 3Pour un nouveau client, saisissez son nom, son e-mail et son adresse, puis sélectionnez « Enregistrer dans mes clients ».

Enregistrer un client ne modifie pas cette facture. La facture s’enregistre d’elle-même.

Étape 4

Définir le numéro, les dates et la devise

La section « Configuration de la facture » définit le numéro de facture, les dates d’émission et d’échéance, les conditions de paiement et la devise.

1. 1Ouvrez « Configuration de la facture » et vérifiez le numéro de facture.
2. 2Choisissez des conditions de paiement, par exemple « 15 jours net ». La date d’échéance se met à jour automatiquement.
3. 3Choisissez la devise, puis activez « Afficher le code de la devise » pour l’indiquer à côté du total.

Étape 5

Ajouter des articles et des prestations

Les lignes se modifient directement sur la facture : ce que vous saisissez est exactement ce que voit votre client.

1. 1Sélectionnez « Ajouter un article » sur la facture.
2. 2Saisissez la désignation, puis la quantité et le prix unitaire.
3. 3Le montant, le sous-total et le total se calculent automatiquement.

Cliquez sur n’importe quelle cellule de la facture pour la modifier par la suite.

Étape 6

Appliquer des taxes et des remises

Ajoutez les taxes que vous facturez et appliquez une remise si besoin. Les totaux se mettent à jour immédiatement.

1. 1Ouvrez « Taxes et remises » et sélectionnez « Ajouter une taxe ».
2. 2Pour accorder une remise sur la facture, saisissez une valeur, choisissez « Pourcentage » ou un montant fixe, puis sélectionnez « Appliquer la remise ».
3. 3Vérifiez les totaux sur la facture.

Définissez votre taxe habituelle dans les paramètres, onglet « Factures » : elle sera ajoutée à chaque nouvelle facture.

Étape 7

Personnaliser le design

Adaptez la facture à votre marque : modèle, couleurs, coins, police et style du tableau des articles.

1. 1Ouvrez « Design » en haut de l’éditeur.
2. 2Choisissez un modèle, puis une paire de couleurs.
3. 3Ajustez les coins, la police et le tableau des articles jusqu’à obtenir le rendu souhaité.

Étape 8

Ajouter des moyens de paiement

Indiquez à votre client comment vous payer. Vos coordonnées bancaires et PayPal peuvent figurer dans un bloc « Informations de paiement » sur la facture.

1. 1Ouvrez « Moyens de paiement » et dépliez « Virement bancaire ».
2. 2Saisissez le nom de votre banque, votre numéro de compte et votre code SWIFT/BIC.
3. 3Activez « Afficher sur la facture ». Sélectionnez « Enregistrer par défaut » pour réutiliser ces informations.

Étape 9

Rédiger une note pour votre client

Une note courte et chaleureuse apparaît en bas de la facture.

1. 1Ouvrez « Notes ».
2. 2Saisissez votre message dans « Note au client ».
3. 3Désactivez « Afficher sur la facture » pour la masquer dans l’aperçu et le PDF.

Étape 10

Ajouter des conditions générales

Précisez vos conditions de paiement, vos pénalités de retard ou votre politique de remboursement.

1. 1Ouvrez « Conditions générales ».
2. 2Saisissez vos conditions.
3. 3Elles apparaissent sur la facture et dans le PDF.

Étape 11

Signer la facture

Dessinez ou importez une signature pour valider la facture.

1. 1Ouvrez « Signature » et choisissez « Dessiner » ou « Importer ».
2. 2Signez dans le cadre.
3. 3Sélectionnez « Appliquer la signature ».

Étape 12

Prévisualiser, télécharger et envoyer

Quand tout est prêt, prévisualisez la facture et téléchargez un PDF. La flèche à côté de « Envoyer » vous propose trois façons de la transmettre à votre client.

1. 1Sélectionnez « Aperçu » pour voir exactement ce que recevra votre client.
2. 2Sélectionnez « PDF » pour en télécharger une copie.
3. 3Sélectionnez la flèche à côté de « Envoyer » et choisissez « Envoyer par e-mail », « Demander le paiement » ou « Copier le lien de partage ».

« Dupliquer » crée une copie de cette facture, et « Modèle » l’enregistre comme point de départ pour vos prochaines factures.

Étape 13

Envoyer par e-mail

Envoyez la facture par e-mail directement depuis InvoiceBirds. Le PDF est généré automatiquement et joint à l’envoi.

1. 1Sélectionnez « Envoyer par e-mail » ou appuyez sur ⌘ + Entrée.
2. 2Saisissez l’e-mail de votre client dans « À ». Ajoutez d’autres destinataires dans « Cc », séparés par des virgules.
3. 3Vérifiez l’objet et le message, puis sélectionnez « Envoyer la facture ». Son statut passe à « Envoyée ».

Le bouton « Envoyer la facture » reste grisé tant que le champ « À » ne contient aucune adresse e-mail.

Étape 14

Demander un paiement par carte

« Demander le paiement » envoie la facture par e-mail avec un bouton « Payer maintenant » sécurisé : votre client peut ainsi payer en ligne par carte. Le PDF est également joint.

1. 1Sélectionnez « Demander le paiement ».
2. 2Saisissez l’e-mail de votre client dans « À » et ajoutez d’autres destinataires dans « Cc ».
3. 3Vérifiez l’objet et le message, puis sélectionnez « Envoyer la demande de paiement ».

Les paiements par carte sont versés directement sur votre compte Stripe connecté.

Étape 15

Partager un lien

Vous préférez envoyer la facture vous-même ? Copiez un lien et collez-le dans un SMS, une messagerie ou votre propre e-mail.

1. 1Sélectionnez « Copier le lien de partage ».
2. 2Sélectionnez « Copier le lien ».
3. 3Collez le lien là où vous échangez avec votre client.

Toute personne disposant du lien peut consulter la facture, sans avoir besoin de compte.